第 2 课：用 AI 半小时完成一周的活
核心实操 · 阅读约 20 分钟 · 第 2 / 6 篇 ｜ 读完你能：照抄提示词，直接做出成品材料、表格、PPT
这一课只讲三个场景，但覆盖了绝大多数职场文字工作：写材料、理表格、做 PPT。每个场景都给完整流程 + 提示词原文。
场景一：写一份"能交"的材料（约 8 分钟）
流程：先让它问，再让它写
多数人失败在"一次性把需求说完"，其实更好的做法是先让 AI 采访你——它有经验，知道写这类材料需要哪些信息。
我要写一份【材料类型，如：项目阶段总结 / 汇报材料 / 通知】。
在做之前，请先就这份材料向我提出 6 个最关键的问题，问清背景、受众、要突出的重点和忌讳。
我回答之后，你再开始写。
回答完它的问题，再让它出稿：
好，按我上面的回答来写。
要求：
1. 结构：开头一句话点明主旨 → 主体分 3 点展开 → 结尾给下一步安排
2. 每一点必须有具体做法和数据，不写空泛表态
3. 禁止使用"高度重视""狠抓落实""进一步加强"这类空话
4. 语气：正式、平实、书面
5. 字数 800 字左右
💡 进阶技巧：发一段你单位写得好的范文，加一句"参照这段范文的语感和句式，重写上面的内容"。出来的东西会明显更"像你们单位的话"。
⚠️ 交付前必做：把 AI 写的所有数字和事实，逐条对回原始依据；确认没有编造的领导讲话和数据。
场景二：把一堆乱数据变成规范表格（约 7 分钟）
情况 A：数据已经在 Excel 里，但很乱
不用手工整理。把表格截图或把数据粘贴给它，让它先看清结构：
下面是我的一份表格数据（部门、姓名、日期、金额、状态），格式比较乱：日期有"3.5""2026-03-05"两种写法，金额有的带"元"字。
请帮我：
1. 指出这份数据有哪些规范性问题
2. 给出整理后的规范表格（表头统一、日期统一为 YYYY-MM-DD、金额统一为纯数字保留两位小数）
3. 告诉我用 Excel 应该怎么批量处理（写出具体操作步骤或公式）
情况 B：需要公式，但记不住
直接把需求讲成中文，让它给公式：
我在 Excel 里：
A 列是日期，B 列是部门，C 列是金额。
我想在另一个表里统计：①每个部门本月的合计金额 ②每个部门金额最高的那条记录对应的日期。
请给我可直接粘贴的公式，并逐段解释每个参数是什么意思。
💡 关键动作：让它"解释每个参数"。这样即使公式用错了，你也能看懂哪里不对——下次自己就会写了。
场景三：把内容变成一份能交的 PPT（约 10 分钟）
流程：文字 → 大纲 → 页面内容 → 成稿
不要在 AI 对话框里直接要"一整套 PPT"，而是分四步走，质量高得多。
第 1 步：让它出大纲，你把关
我要做一份【主题】汇报 PPT，听众是【谁】，时长【多少】分钟，目的是【说明 / 汇报 / 说服】。
请先给我一份 PPT 大纲：每一页写清【页面标题 + 这页要讲的核心观点一句话 + 建议呈现方式（图表/文字/对比表）】。
先不要写正文。
第 2 步：逐页写内容
大纲没问题。现在请写第 3–6 页的正文内容。
每页要求：①标题不超过 12 字 ②正文最多 5 条要点，每条不超过 20 字 ③需要数据的地方用【数据】占位，我会自己填 ④每页给一句"讲稿提示"（口头怎么讲，30 字内）
第 3 步：交给 PPT 工具排版
把大纲和正文粘进带 AI 排版功能的工具（如 AiPPT、Gamma，见 工具导航），一键生成后手工微调。或者用现成模板套版——模板+AI 文案，是做 PPT 最快的组合。
第 4 步：反向自查
请以"苛刻的听众"视角，指出这份 PPT 最可能被问到或质疑的 5 个问题，并告诉我应该准备什么数据来回答。
这一步几乎没人做，但最有用——它等于帮你提前演练了一次汇报。
附：三个场景的时间分配参考
- 写 800 字材料：AI 出稿 2 分钟 + 你核数据补细节 5 分钟 ≈ 7 分钟（手工至少 1 小时）
- 整理一张乱表：AI 出方案 2 分钟 + 你执行 5 分钟 ≈ 7 分钟（手工 1–2 小时）
- 做 15 页 PPT：大纲+正文 5 分钟 + 排版微调 10 分钟 ≈ 15 分钟（手工 3–5 小时）
一周里只要有三个这样的任务用上 AI，省下的时间就远超学习成本。关键不是学得多，是先在一件具体任务上用起来。